Quản lý hợp đồng

Module Quản lý hợp đồng giúp theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng từ khi tạo bản nháp đến khi hoàn tất, bao gồm thông tin tài chính, tài liệu đính kèm và quy trình phê duyệt. Hợp đồng là cầu nối giữa khách hàng và dự án.

Danh sách hợp đồng

Truy cập Kinh doanh → Hợp đồng để xem danh sách hợp đồng.

Hình 1: Giao diện danh sách hợp đồng với bộ lọc trạng thái

Bộ lọc

Tiêu chí	Mô tả	Cách sử dụng
Trạng thái	Draft, Pending Approval, Approved, Active, Completed, Cancelled	Chọn từ dropdown
Khách hàng	Lọc theo khách hàng cụ thể	Gõ tên hoặc chọn từ dropdown
POD phụ trách	Lọc theo POD được phân bổ	Chọn từ danh sách POD
Khoảng thời gian	Lọc theo ngày bắt đầu / kết thúc hợp đồng	Chọn range ngày trên date picker

Tạo hợp đồng mới

Nhấn "Tạo hợp đồng" và điền các thông tin sau:

Hình 2: Form tạo hợp đồng mới với thông tin cơ bản và tài chính

Các bước tạo hợp đồng

1. Nhấn nút "Tạo hợp đồng" ở góc trên bên phải
2. Điền Tên hợp đồng — tên mô tả ngắn gọn hợp đồng
3. Chọn Khách hàng — từ danh sách khách hàng đã tạo
4. (Tùy chọn) Chọn Thương hiệu — brand thuộc khách hàng nếu có
5. Chọn Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc
6. Chọn Người phụ trách — Account Manager chịu trách nhiệm
7. Điền thông tin tài chính: Gross Revenue, Media Spend
8. Nhấn Lưu để tạo hợp đồng ở trạng thái Draft

Thông tin cơ bản

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tên hợp đồng	Có	Tên mô tả ngắn gọn
Khách hàng	Có	Chọn từ danh sách khách hàng
Thương hiệu	Không	Chọn brand thuộc khách hàng (nếu có)
Ngày bắt đầu	Có	Ngày hợp đồng có hiệu lực
Ngày kết thúc	Có	Ngày hợp đồng hết hạn
Người phụ trách	Có	Account Manager chịu trách nhiệm

Thông tin tài chính

Trường	Mô tả
Gross Revenue	Tổng giá trị hợp đồng (doanh thu gộp)
Media Spend	Chi phí quảng cáo / truyền thông
Net Revenue / AGI	Doanh thu ròng = Gross Revenue − Media Spend

Công thức tính

Net Revenue (AGI) = Gross Revenue − Media Spend. Đây là chỉ số quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả kinh doanh của hợp đồng. AGI được sử dụng để tính P&L cho POD.

Chi tiết hợp đồng — 3 Tab

Nhấn vào tên hợp đồng trong danh sách để mở trang chi tiết.

Hình 3: Trang chi tiết hợp đồng với 3 tab thông tin

Tab 1: Thông tin

• Thông tin cơ bản của hợp đồng (khách hàng, thời hạn, người phụ trách)
• Trạng thái hiện tại
• Lịch sử thay đổi trạng thái

Tab 2: Tài chính

• Gross Revenue, Media Spend, Net Revenue/AGI
• Biểu đồ phân bổ doanh thu theo tháng
• So sánh kế hoạch và thực tế

Tab 3: Tài liệu đính kèm

• Upload file hợp đồng gốc (PDF, Word)
• Phụ lục, biên bản bổ sung
• Tài liệu briefing từ khách hàng

Quy trình phê duyệt hợp đồng

Hợp đồng trải qua quy trình phê duyệt nhiều bước:

Hình 4: Giao diện phê duyệt hợp đồng — CO-GO xem xét và duyệt

Bước	Hành động	Người thực hiện
Draft	Tạo và hoàn thiện thông tin hợp đồng	Account Manager
Pending Approval	Gửi yêu cầu phê duyệt	Account Manager
Approved	Xem xét và phê duyệt	CO-GO / Quản lý cấp cao
Active	Hợp đồng có hiệu lực, bắt đầu triển khai	Hệ thống tự động chuyển

Hướng dẫn gửi phê duyệt

1. Mở hợp đồng ở trạng thái Draft
2. Kiểm tra kỹ tất cả thông tin (tên, khách hàng, thời hạn, tài chính)
3. Nhấn nút "Gửi phê duyệt"
4. Hệ thống gửi thông báo đến CO-GO
5. Chờ CO-GO xem xét và phê duyệt

Lưu ý

Hợp đồng ở trạng thái Draft chưa thể được phân bổ cho POD. Chỉ hợp đồng Active mới có thể tạo dự án và gán công việc.

Phân bổ hợp đồng cho POD

Sau khi hợp đồng được phê duyệt và chuyển sang Active, CO-GO sẽ thực hiện phân bổ:

Hình 5: Giao diện phân bổ hợp đồng cho POD

Các bước phân bổ

1. Mở chi tiết hợp đồng ở trạng thái Active
2. Nhấn "Phân bổ POD"
3. Chọn POD phụ trách triển khai
4. Xác nhận phân bổ

Ghi nhớ

Một hợp đồng có thể được phân bổ cho nhiều POD nếu phạm vi công việc lớn. Mỗi POD sẽ chịu trách nhiệm phần deliverable riêng.

Trạng thái hợp đồng và vòng đời

Trạng thái	Ý nghĩa	Hành động tiếp theo
Draft	Bản nháp, đang soạn thảo	Gửi phê duyệt
Pending Approval	Chờ phê duyệt từ cấp quản lý	CO-GO duyệt hoặc từ chối
Approved	Đã được duyệt, chuẩn bị triển khai	Chuyển sang Active
Active	Đang triển khai	Tạo dự án, phân bổ POD
Completed	Đã hoàn tất tất cả deliverables	Đánh giá và lưu trữ
Cancelled	Đã hủy	Không có hành động tiếp

Câu hỏi thường gặp

Q: Hợp đồng bị từ chối phê duyệt thì sao?

Hợp đồng quay về trạng thái Draft. Bạn chỉnh sửa theo góp ý của CO-GO rồi gửi phê duyệt lại.

Q: Có thể sửa hợp đồng đang Active không?

Có thể sửa một số thông tin (ghi chú, tài liệu đính kèm). Tuy nhiên, thay đổi giá trị tài chính hoặc thời hạn cần quy trình phê duyệt lại.

Q: Một hợp đồng được phân bổ cho bao nhiêu POD?

Không giới hạn. Mỗi POD xử lý phần deliverable riêng theo phạm vi phân bổ.

Q: Hợp đồng Completed có thể mở lại không?

Không. Nếu cần tiếp tục hợp tác, hãy tạo hợp đồng mới liên kết với cùng khách hàng.