Smart CKHUB
SmartCK Hub là hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được phát triển riêng cho SEVEN Marketing — công ty marketing và truyền thông tại Việt Nam. Hệ thống quản lý toàn diện mọi khía cạnh hoạt động doanh nghiệp, từ kinh doanh, vận hành dự án, tổ chức nhân sự cho đến tài chính.
SmartCK Hub tích hợp tất cả quy trình nghiệp vụ vào một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ việc sử dụng rời rạc nhiều công cụ khác nhau (Google Sheet, Excel, Trello, ...) và đảm bảo dữ liệu xuyên suốt giữa các phòng ban.
Tại sao cần SmartCK Hub?
SEVEN Marketing đang chuyển đổi từ mô hình phòng ban truyền thống sang mô hình Agile POD — nơi các nhóm đa chức năng (Pod) tự chủ quản lý dự án từ đầu đến cuối.
| Vấn đề trước đây | Giải pháp SmartCK Hub |
|---|---|
| Dữ liệu phân tán trên nhiều công cụ | Tập trung trên một nền tảng duy nhất |
| Không theo dõi được tiến độ dự án | Dashboard realtime theo Sprint/Task |
| Khó kiểm soát tài chính theo POD | Báo cáo doanh thu - chi phí tự động theo POD |
| Quy trình phê duyệt thủ công | Workflow phê duyệt trực tuyến với phân quyền |
| Khó đánh giá hiệu suất nhân sự | Dữ liệu KPI gắn liền với công việc thực tế |
Mỗi POD là một đội nhỏ gồm Pod Leader, Content Creator, Designer, và các thành viên khác. POD tự chủ nhận dự án, phân công công việc, và chịu trách nhiệm kết quả cuối cùng.
Các module chính
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SmartCK Hub ERP │
├─────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────────┤
│ Kinh doanh │ Vận hành │ Tổ chức │ Tài chính │
│ (Commercial)│ (Delivery) │(Organization)│ (Finance-Ops)│
│ │ │ │ │
│ • Khách hàng│ • Dự án │ • Phòng ban │ • Báo cáo POD│
│ • Hợp đồng │ • Sprint │ • Chức vụ │ • Ngân sách │
│ • Gói DV │ • Công việc │ • Nhân viên │ Media │
│ │ • Bài đăng │ • POD │ │
│ │ • Phiên chụp│ │ │
├─────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────────┤
│ Quản trị hệ thống (IAM) │
│ Users • Roles • Permissions • Menu • Settings │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
| Module | Mô tả | Đối tượng chính |
|---|---|---|
| IAM | Xác thực, phân quyền, quản lý người dùng | Super Admin |
| Kinh doanh | Quản lý khách hàng, hợp đồng, gói dịch vụ | Sales, CO-GO |
| Vận hành | Quản lý dự án, sprint, công việc, bài đăng, phiên chụp/quay | Pod Leader, Creator |
| Tổ chức | Cơ cấu phòng ban, nhân sự, POD | HR, CO-GO |
| Tài chính | Báo cáo tài chính POD, ngân sách quảng cáo | Accountant, CO-GO |
Đối tượng sử dụng
| Vai trò | Mô tả | Module truy cập chính |
|---|---|---|
| CO-GO (Super Admin) | Ban giám đốc, quản lý toàn bộ hệ thống | Tất cả module |
| Pod Leader | Trưởng nhóm POD, quản lý dự án và phân công | Vận hành, Tổ chức |
| Sales | Nhân viên kinh doanh, quản lý khách hàng và hợp đồng | Kinh doanh |
| Content Creator | Nhân viên sáng tạo nội dung | Vận hành (Task, Post) |
| Designer | Nhân viên thiết kế | Vận hành (Task, Shooting) |
| Accountant | Kế toán, quản lý tài chính | Tài chính |
Mỗi vai trò chỉ nhìn thấy và thao tác được trên những chức năng được cấp quyền. CO-GO có thể tùy chỉnh quyền cho từng vai trò thông qua module IAM.
Cấu trúc hệ thống
Sơ đồ module chi tiết
┌─────────────────────┐
│ SmartCK Hub ERP │
└──────────┬──────────┘
┌───────────┬───────────┼───────────┬───────────┐
▼ ▼ ▼ ▼ ▼
┌────────────┬────────────┬────────────┬────────────┬────────────┐
│ Kinh doanh │ Vận hành │ Tổ chức │ Tài chính │ Quản trị │
│ Commercial │ Delivery │Organization│Finance-Ops │ IAM │
└─────┬──────┴─────┬──────┴─────┬──────┴─────┬──────┴─────┬──────┘
│ │ │ │ │
┌─────▼──────┐┌────▼─────┐┌────▼─────┐┌────▼─────┐┌────▼─ ────┐
│• Khách hàng││• Dự án ││• Phòng ││• Báo cáo ││• Users │
│• Hợp đồng ││• Sprint ││ ban ││ POD ││• Roles │
│• Gói dịch ││• Công ││• Chức vụ ││• Ngân ││• Phân │
│ vụ ││ việc ││• Nhân ││ sách ││ quyền │
│ ││• Bài ││ viên ││ Media ││• Menu │
│ ││ đăng ││• POD ││ ││• Cài đặt │
│ ││• Phiên ││ ││ ││ │
│ ││ chụp ││ ││ ││ │
└────────────┘└──────────┘└──────────┘└──────────┘└──────────┘
Kinh doanh (Commercial)
Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh từ tiếp nhận khách hàng đến ký kết hợp đồng.
Khách hàng ──→ Hợp đồng ──→ Gói dịch vụ
(Customer) (Contract) (Service Package)
| Đối tượng | Mô tả |
|---|---|
| Khách hàng | Thông tin doanh nghiệp/cá nhân đối tác |
| Hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ với khách hàng, bao gồm giá trị và thời hạn |
| Gói dịch vụ | Các gói cụ thể trong hợp đồng (VD: Quản lý Fanpage, Chụp ảnh sản phẩm) |
Vận hành (Delivery)
Quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án theo mô hình Agile.
Dự án ──→ Sprint ──→ ┬── Công việc (Task)
(Project) (Sprint) ├── Bài đăng (Post)
└── Phiên chụp/quay (Shooting)
| Đối tượng | Mô tả |
|---|---|
| Dự án | Đơn vị quản lý lớn nhất, gắn với hợp đồng/khách hàng |
| Sprint | Chu kỳ làm việc (thường 2 tuần), chứa các công việc cần hoàn thành |
| Công việc | Đầu việc cụ thể được giao cho thành viên POD |
| Bài đăng | Nội dung social media (Facebook, TikTok, Instagram, ...) |
| Phiên chụp/quay | Lịch chụp ảnh, quay video sản phẩm |
Tổ chức (Organization)
Quản lý cơ cấu tổ chức và nhân sự theo mô hình POD.
| Đối tượng | Mô tả |
|---|---|
| Phòng ban | Đơn vị tổ chức hành chính (VD: Phòng Kinh doanh, Phòng Sáng tạo) |
| Chức vụ | Vị trí công việc (VD: Pod Leader, Content Creator, Designer) |
| Nhân viên | Thông tin nhân sự, gắn với phòng ban và chức vụ |
| POD | Nhóm làm việc đa chức năng, đơn vị vận hành chính |
Tài chính (Finance-Ops)
| Đối tượng | Mô tả |
|---|---|
| Báo cáo POD | Doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng POD và kỳ |
| Ngân sách Media | Quản lý ngân sách quảng cáo (ads budget) theo dự án/khách hàng |
Quản trị hệ thống (IAM)
| Đối tượng | Mô tả |
|---|---|
| Users | Tài khoản đăng nhập hệ thống |
| Roles | Vai trò (VD: Admin, Pod Leader, Sales) |
| Permissions | Quyền hạn chi tiết cho từng chức năng |
| Menu | Cấu hình menu hiển thị theo vai trò |
| Settings | Cài đặt chung của hệ thống |
Hệ thống phân cấp đối tượng
Các đối tượng trong SmartCK Hub có mối quan hệ phân cấp rõ ràng:
Hợp đồng (Contract)
└── Gói dịch vụ (Service Package)
└── Dự án (Project)
└── Sprint
├── Công việc (Task)
│ └── Assignee (người thực hiện)
├── Bài đăng (Post)
│ └── Nội dung + Hình ảnh + Lịch đăng
└── Phiên chụp/quay (Shooting)
└── Lịch chụp + Địa điểm + Ekip
- Một hợp đồng có thể chứa nhiều gói dịch vụ
- Mỗi gói dịch vụ tương ứng với một dự án trên hệ thống
- Mỗi dự án được giao cho đúng một POD phụ trách
- Không thể xóa đối tượng cha khi còn đối tượng con liên kết
Luồng nghiệp vụ chính
Dưới đây là luồng xử lý chính từ khi tiếp nhận khách hàng đến khi hoàn thành công việc:
① Sales tạo ② CO-GO phê ③ Phân bổ ④ Pod Leader
Hợp đồng ──→ duy ệt HĐ ──→ cho POD ──→ nhận dự án
│
⑧ Hoàn ⑦ Duyệt kết ⑥ Thực hiện ⑤ Tạo Sprint
thành ◀── quả ◀── công việc ◀── & Công việc
| Bước | Người thực hiện | Hành động | Module |
|---|---|---|---|
| ① | Sales | Tạo khách hàng, tạo hợp đồng với gói dịch vụ | Kinh doanh |
| ② | CO-GO | Xem xét và phê duyệt hợp đồng | Kinh doanh |
| ③ | CO-GO | Tạo dự án, phân bổ cho POD phụ trách | Vận hành |
| ④ | Pod Leader | Nhận dự án, xem yêu cầu từ hợp đồng | Vận hành |
| ⑤ | Pod Leader | Tạo Sprint, phân công công việc cho thành viên | Vận hành |
| ⑥ | Thành viên POD | Thực hiện công việc, cập nhật tiến độ | Vận hành |
| ⑦ | Pod Leader / CO-GO | Duyệt kết quả bài đăng, sản phẩm | Vận hành |
| ⑧ | Hệ thống | Cập nhật trạng thái hoàn thành, tổng hợp báo cáo | Tài chính |
Hợp đồng đi qua các trạng thái: Nháp → Chờ duyệt → Đang thực hiện → Hoàn thành. CO-GO có quyền phê duyệt hoặc từ chối ở bất kỳ bước nào.
Từ bất kỳ đối tượng nào, bạn đều có thể truy ngược về đối tượng cha. Ví dụ: từ một Công việc, nhấn vào tên Sprint → Dự án → Hợp đồng để xem toàn bộ ngữ cảnh.
Bắt đầu nhanh
Đăng nhập hệ thống
- Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ hệ thống do quản trị viên cung cấp
- Nhập Email và Mật khẩu được cấp
- Nhấn nút Đăng nhập
Tài khoản được tạo sẵn bởi quản trị viên (CO-GO). Khi nhận tài khoản, bạn nên đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên.
Giao diện chính
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện gồm 3 khu vực chính:
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Logo Thanh tìm kiếm Thông báo Avatar │ ← Header
├──────────┬───────────────────────────────────────────┤
│ │ │
│ Dashboard│ KHU VỰC NỘI DUNG CHÍNH │
│ Kinh │ │
│ doanh │ Hiển thị dữ liệu, biểu mẫu, │
│ Vận hành │ bảng danh sách tương ứng │
│ Tổ chức │ với menu đang chọn │
│ Tài chính│ │
│ Quản trị │ │
│ │ │
├──────────┴───────────────────────────────────────── ──┤
│ Footer │
└──────────────────────────────────────────────────────┘
↑ Sidebar ↑ Nội dung
| Khu vực | Chức năng |
|---|---|
| Header | Thanh tìm kiếm toàn cục, thông báo, menu người dùng (avatar) |
| Sidebar | Menu điều hướng chính, hiển thị các module theo quyền của bạn |
| Nội dung | Khu vực làm việc chính — danh sách, biểu mẫu, biểu đồ |
Bạn có thể thu gọn Sidebar bằng cách nhấn vào biểu tượng ☰ ở góc trên bên trái để mở rộng khu vực nội dung.
Đổi mật khẩu
- Nhấn vào Avatar ở góc trên bên phải
- Chọn Thông tin cá nhân (hoặc Đổi mật khẩu)
- Nhập mật khẩu hiện tại
- Nhập mật khẩu mới (tối thiểu 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường và số)
- Xác nhận mật khẩu mới
- Nhấn Lưu thay đổi
- Không sử dụng mật khẩu trùng với tài khoản khác
- Đổi mật khẩu định kỳ 3 tháng/lần
- Không chia sẻ tài khoản cho người khác
Quên mật khẩu
- Tại trang đăng nhập, nhấn Quên mật khẩu?
- Nhập email đã đăng ký trên hệ thống
- Nhấn Gửi mã xác nhận
- Kiểm tra hộp thư email (bao gồm cả thư mục Spam)
- Nhập mã xác nhận nhận được qua email
- Đặt mật khẩu mới và xác nhận
- Đăng nhập lại với mật khẩu mới
Mã xác nhận có hiệu lực trong 5 phút. Nếu hết hạn, bạn cần thực hiện lại từ bước 1.
Các thao tác chung
Hầu hết các danh sách trong SmartCK Hub đều hỗ trợ các thao tác sau:
Tìm kiếm & Bộ lọc
- Sử dụng ô tìm kiếm phía trên bảng danh sách, nhập từ khóa và nhấn Enter
- Nhấn nút Lọc (hoặc biểu tượng phễu) để mở bộ lọc nâng cao theo trạng thái, ngày tạo, người phụ trách
- Phím tắt
Ctrl + Kđể mở thanh tìm kiếm toàn cục nhanh
Phân trang
| Thao tác | Mô tả |
|---|---|
| Chuyển trang | Nhấn số trang hoặc nút Trước / Sau |
| Số bản ghi/trang | Chọn 10, 20, 50 hoặc 100 bản ghi mỗi trang |
Yêu cầu hệ thống
SmartCK Hub là ứng dụng web, chạy hoàn toàn trên trình duyệt. Không cần cài đặt phần mềm.
| Yêu cầu | Chi tiết |
|---|---|
| Trình duyệt | Google Chrome, Microsoft Edge, hoặc Mozilla Firefox (phiên bản mới nhất) |
| Độ phân giải | Tối thiểu 1366 x 768, khuyến nghị 1920 x 1080 |
| Kết nối mạng | Kết nối Internet ổn định |
| Thiết bị | Máy tính để bàn hoặc laptop |
Hệ thống chưa hỗ trợ tối ưu cho thiết bị di động (tablet, smartphone). Vui lòng sử dụng máy tính để có trải nghiệm tốt nhất.
Chọn tài liệu phù hợp
| Bạn là... | Xem tài liệu |
|---|---|
| Nhân viên sử dụng ERP | Hướng dẫn sử dụng |
| Quản trị viên hệ thống | Quản trị hệ thống |
| Lập trình viên | Hướng dẫn kỹ thuật |
| Quản lý / Stakeholder | Dành cho quản lý |
Nếu bạn gặp vấn đề kỹ thuật, hãy tạo Phiếu hỗ trợ trong hệ thống ERP.