Tổng quan hệ thống SmartCK Hub
SmartCK Hub giải quyết vấn đề gì?
Năm 2025, SEVEN Marketing đối mặt với ba thách thức nghiêm trọng:
| Chỉ số | Giá trị | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tỷ lệ lỗ ròng | 48.1% | Gần một nửa doanh thu bị "bốc hơi" |
| Tỷ lệ nghỉ việc | 82.1% | Nhân sự ra đi nhanh hơn tuyển vào |
| Giá vốn (COGS) | 71.2% | Chi phí trực tiếp chiếm phần lớn doanh thu |
SmartCK Hub ra đời để giải quyết ba nhóm vấn đề cốt lõi:
- Số hóa toàn bộ quy trình — Từ ký hợp đồng, phân bổ POD, giao việc, đến nghiệm thu. Không còn quản lý bằng Excel, Zalo hay trí nhớ.
- Minh bạch P&L theo POD — Mỗi POD biết chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận của mình theo thời gian thực.
- Kiểm soát scope creep — Mọi yêu cầu phát sinh phải qua luồng phê duyệt, có người chịu trách nhiệm, có dấu vết kiểm toán.
SmartCK Hub không thay thế con người ra quyết định. Hệ thống bắt buộc quy trình được tuân thủ, cung cấp dữ liệu để quyết định đúng, và ghi lại toàn bộ lịch sử thay đổi.
Các module chính và giá trị mang lại
| Module | Giá trị cho quản lý |
|---|---|
| Quản lý hợp đồng | Theo dõi trạng thái hợp đồng, điều khoản, giá trị, thời hạn — tập trung một nơi |
| Quản lý dự án & công việc | Phân rã hợp đồng thành deliverables → tasks, gán người thực hiện, theo dõi tiến độ |
| Quản lý POD | Phân bổ nhân sự vào POD, theo dõi công suất, P&L từng POD |
| Tài chính & ngân sách | Doanh thu gộp, doanh thu ròng, chi phí media, chi phí nhân sự — cập nhật liên tục |
| Phê duyệt & kiểm soát | Luồng duyệt hợp đồng, duyệt phát sinh, duyệt ngân sách — có gate rõ ràng |
| Báo cáo & dashboard | Tổng hợp chỉ số tài chính, hiệu suất, cảnh báo ngoại lệ cho ban lãnh đạo |
| Hỗ trợ nội bộ | Hệ thống ticket để các POD yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận chức năng |
Vai trò CO-GO trong hệ thống
CO-GO (Chief Operating & Growth Officer) là Super Admin của SmartCK Hub với ba nhóm quyền chiến lược:
Phê duyệt hợp đồng
Sales tạo hợp đồng → Pod Leader xác nhận → CO-GO phê duyệt / từ chối
CO-GO là người cuối cùng ký duyệt hợp đồng trước khi dự án được khởi tạo. Hệ thống không cho phép bỏ qua bước này.
Phân bổ POD
CO-GO quyết định hợp đồng được giao cho POD nào dựa trên:
- Công suất hiện tại của POD
- Năng lực chuyên môn phù hợp
- Chiến lược phát triển nhóm khách hàng
Duyệt yêu cầu phát sinh
Mọi công việc ngoài scope hợp đồng (non-billable request) đều cần CO-GO phê duyệt để đảm bảo không phát sinh chi phí ẩn.
Nếu CO-GO không phê duyệt, yêu cầu phát sinh sẽ ở trạng thái chờ và không thể được thực hiện. Điều này bảo vệ POD khỏi bị "đốt" nguồn lực vào công việc không sinh lợi.
Quyền hạn và trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Quyền chính | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| CO-GO | Toàn quyền hệ thống, phê duyệt hợp đồng, phân bổ POD, xem tài chính toàn công ty | Đảm bảo vận hành chiến lược, kiểm soát P&L tổng |
| Pod Leader | Quản lý dự án trong POD, phân công task, xem P&L của POD mình | Đảm bảo deliverables đúng hạn, kiểm soát chi phí POD |
| Sales | Tạo hợp đồng, quản lý khách hàng, theo dõi pipeline | Đưa deal vào hệ thống, đàm phán điều khoản |
| Content Creator | Nhận task, cập nhật tiến độ, nộp sản phẩm | Sản xuất nội dung đúng brief, đúng hạn |
| Performance Specialist | Quản lý ngân sách media, báo cáo hiệu quả quảng cáo | Tối ưu chi tiêu media, đạt KPI chiến dịch |
| Visual Designer | Nhận task thiết kế, nộp sản phẩm | Sản xuất thiết kế đúng brand guideline, đúng hạn |
Mỗi người chỉ nhìn thấy dữ liệu thuộc phạm vi của mình. Pod Leader không xem được P&L của POD khác. Sales không xem được chi phí nhân sự. Chỉ CO-GO mới có cái nhìn toàn cảnh.
Bảo mật và kiểm soát
Phân quyền theo phòng ban
Hệ thống áp dụng Role-Based Access Control (RBAC) kết hợp phân quyền theo POD:
- Tầng 1 — Vai trò: Xác định nhóm chức năng người dùng được phép truy cập
- Tầng 2 — POD: Giới hạn dữ liệu trong phạm vi POD được gán
- Tầng 3 — Hành động: Xem / Tạo / Sửa / Duyệt — tùy vai trò cụ thể
Audit Trail (Dấu vết kiểm toán)
Mọi hành động quan trọng trong hệ thống đều được ghi lại:
| Thông tin ghi nhận | Ví dụ |
|---|---|
| Ai thực hiện | Nguyễn Văn A (Pod Leader — POD Alpha) |
| Làm gì | Phê duyệt task #1234 |
| Khi nào | 2025-03-15 14:30:00 |
| Dữ liệu trước/sau | Trạng thái: "Đang chờ" → "Đã duyệt" |
Audit trail không thể bị xóa hay chỉnh sửa. Đây là cơ sở để giải quyết tranh chấp, đánh giá tuân thủ quy trình, và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên.