Báo cáo và chỉ số
Executive Dashboard
Dashboard tổng hợp dành cho CO-GO và ban lãnh đạo, cung cấp cái nhìn toàn cảnh về sức khỏe công ty:
| Nhóm chỉ số | Chỉ số chính | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tài chính | Tổng doanh thu, tổng chi phí, biên lợi nhuận | Công ty đang lãi hay lỗ? |
| Vận hành | Số dự án đang chạy, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn | Đội ngũ có đang giao hàng tốt? |
| Khách hàng | Số hợp đồng mới, tỷ lệ gia hạn, churn rate | Khách hàng có hài lòng? |
| Nhân sự | Công suất POD, tỷ lệ sử dụng nguồn lực | Đội ngũ có đang quá tải? |
Dashboard chỉ hiển thị những gì cần hành động. Nếu mọi thứ bình thường — màn hình xanh. Khi có vấn đề — cảnh báo đỏ hiện lên cùng gợi ý hành động.
Báo cáo tài chính POD
Mỗi POD có báo cáo tài chính riêng với 4 tầng doanh thu:
Doanh thu gộp (Gross Revenue)
─────────────────────────────────────── 100%
│
│ (-) Chi phí trung gian (Pass-through / Media Spend)
▼
Doanh thu ròng (Net Revenue / AGI)
── ───────────────────────────────────── Phần SEVEN giữ lại
│
│ (-) Chi phí vận hành POD
▼
Lợi nhuận POD (Pod Profit)
─────────────────────────────────────── Kết quả kinh doanh thực
Giải thích từng tầng
| Chỉ số | Công thức | Ý nghĩa cho quản lý |
|---|---|---|
| Doanh thu gộp | Tổng giá trị hợp đồng | Quy mô kinh doanh của POD |
| Chi phí trung gian | Ngân sách media chạy hộ khách | Tiền "đi qua" — không phải doanh thu thực |
| Doanh thu ròng (AGI) | Doanh thu gộp − Chi phí trung gian | Chỉ số quan trọng nhất — đây mới là doanh thu thực |
| Doanh thu hoãn lại | Phần doanh thu chưa ghi nhận (dịch vụ chưa thực hiện) | Phản ánh nghĩa vụ còn phải thực hiện |
Một POD có doanh thu gộp 500 triệu nhưng 400 triệu là media spend thì AGI chỉ là 100 triệu. Đánh giá hiệu quả POD phải dựa trên AGI, không phải doanh thu gộp.
Chi phí POD
Mọi chi phí phát sinh trong POD đều được phân loại và theo dõi:
| Loại chi phí | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Lương | Lương cố định của thành viên POD | Lương Pod Leader, Content Creator |
| Freelancer | Chi phí thuê ngoài | Quay phim, diễn viên, MC |
| Công cụ & phần mềm | License phần mềm POD sử dụng | Adobe Creative Suite, Canva Pro |
| Di chuyển | Chi phí đi lại phục vụ dự án | Đi quay tại địa điểm khách hàng |
| Phúc lợi | Các khoản phúc lợi phân bổ | Bảo hiểm, teambuilding |
Chi phí chung (văn phòng, điện nước, quản lý) được phân bổ đều cho các POD theo tỷ lệ nhân sự hoặc doanh thu. Đảm bảo P&L từng POD phản ánh đúng thực tế.
Ngân sách Media
Ngân sách media là khoản chi lớn nhất, được phân loại thành 6 nhóm:
| Mã | Loại ngân sách | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| 1 | Quảng cáo | Chi phí chạy ads trên các nền tảng | Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads |
| 2 | Sản xuất | Chi phí sản xuất nội dung cho khách | Quay phim, chụp hình, dựng video |
| 3 | Bản quyền | Mua bản quyền hình ảnh, nhạc, font | Shutterstock, Epidemic Sound |
| 4 | In ấn | Chi phí in ấn vật phẩm | Brochure, namecard, backdrop |
| 5 | Vận hành | Chi phí vận hành chiến dịch | Logistics sự kiện, thuê địa điểm |
| 6 | Khuyến mãi | Chi phí chương trình khuyến mãi | Quà tặng, voucher, sampling |
Trạng thái thanh toán media
Mỗi khoản chi media có 3 trạng thái:
┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐
│ CHƯA THANH │ → │ ĐÃ THANH │ → │ ĐÃ THU │
│ TOÁN │ │ TOÁN │ │ HỒI │
│ (Unpaid) │ │ (Paid) │ │ (Recovered) │
└───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘
SEVEN đã chi hộ SEVEN trả cho Khách hoàn tiền
nhưng chưa trả nhà cung cấp cho SEVEN
Khoản media Chưa thanh toán và Đã thanh toán nhưng chưa thu hồi ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Dashboard cảnh báo khi tổng media chưa thu hồi vượt ngưỡng an toàn.
Chỉ số hiệu suất POD
Ngoài tài chính, mỗi POD được đo lường qua các chỉ số vận hành:
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn | Tasks hoàn thành đúng deadline / Tổng tasks | ≥ 90% |
| Tỷ lệ sử dụng nguồn lực | Giờ làm việc thực / Giờ khả dụng | 75-85% |
| Biên lợi nhuận POD | Lợi nhuận POD / AGI | ≥ 30% |
| Chỉ số phát sinh | Số yêu cầu non-billable / Tổng tasks | ≤ 10% |
| Tỷ lệ gia hạn hợp đồng | Hợp đồng gia hạn / Hợp đồng hết hạn | ≥ 70% |
| Thời gian phản hồi khách | Trung bình giờ từ yêu cầu đến phản hồi | ≤ 4 giờ |
Không nên đánh giá POD chỉ dựa trên một chỉ số. Ví dụ: POD có tỷ lệ hoàn thành 95% nhưng biên lợi nhuận chỉ 10% — có thể đang làm quá nhiều việc miễn phí. Cần nhìn tổng hợp tất cả chỉ số.
Cảnh báo ngoại lệ
Hệ thống tự động phát hiện và cảnh báo các tình huống bất thường:
| Cảnh báo | Điều kiện kích hoạt | Mức độ | Hành động đề xuất |
|---|---|---|---|
| POD đang lỗ | Biên lợi nhuận POD < 0% trong 2 tuần liên tiếp | Nghiêm trọng | Họp khẩn với Pod Leader, rà soát scope |
| Scope creep cao | Tỷ lệ phát sinh > 20% tổng tasks | Cao | CO-GO review hợp đồng, đàm phán lại scope |
| Media chưa thu hồi | Tổng media unpaid > ngưỡng | Cao | Kế toán liên hệ khách, tạm dừng chiến dịch |
| Chậm tiến độ | > 3 tasks quá hạn trong 1 sprint | Trung bình | Pod Leader điều chỉnh phân công |
| Công suất quá tải | Tỷ lệ sử dụng nguồn lực > 95% | Trung bình | Xem xét tuyển thêm hoặc giảm tải |
| Hợp đồng sắp hết hạn | Hợp đồng hết hạn trong 30 ngày | Thông tin | Sales liên hệ gia hạn |
Hệ thống chỉ cảnh báo khi có xu hướng bất thường, không phải mỗi sai lệch nhỏ. Điều này giúp ban lãnh đạo tập trung vào vấn đề thực sự quan trọng thay vì bị ngập trong thông báo.